Archives et accès à des documents

Les demandes d'accès aux documents de la Ville de Rimouski, en vertu de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (ci-après la Loi sur l’accès), doivent être adressées au responsable de l'accès de la Ville de Rimouski.

Responsable de l'accès
Les demandes d’accès aux documents ou renseignements personnels détenus par la Ville doivent être faites par écrit et transmises à :

M^e Julien Rochefort-Girard
Responsable de l'accès aux documents

Ville de Rimouski
Service du greffe
205, avenue de la Cathédrale, C.P. 710
Rimouski (Québec) G5L 7C7

Tél. : 418 724-3125
Télécopieur : 418 724-9795
Courriel : demande.acces@rimouski.ca

Pour faire une demande d'accès à des documents, il suffit de remplir le formulaire en ligne. Vous pouvez également vous présenter au Service du greffe pour remplir votre formulaire sur place.

Formulaire en ligne

Si vous souhaitez seulement obtenir de l’information ou un suivi concernant un dossier, et ce, sans l’obtention de documents quelconque, veuillez plutôt soumettre une demande d’information par courriel à greffe@rimouski.ca, en prenant soin d’inclure les informations suivantes :

• Votre nom complet;
• Vos coordonnées pour vous joindre (téléphone et courriel);
• Les détails de votre demande d’information.

Application et portée

La Loi sur l’accès s’applique aux documents détenus par la Ville de Rimouski dans l’exercice de ses fonctions, que ce soit la Ville qui assure leur conservation ou encore un tiers.

La loi s’applique à tous les documents, quelle que soit la forme : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.

Droit d’accès et recevabilité de la demande

Toute personne qui en fait la demande a le droit d’accéder aux documents de la Ville de Rimouski, sous réserve des autres dispositions de la Loi sur l’accès.

Ce droit ne s’étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature.

Le droit d’accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calcul ni comparaison de renseignements.

La demande d’accès à un document doit, pour être recevable, être suffisamment précise pour permettre de le trouver.

Délai

Le responsable de l’accès doit donner suite à une demande de communication ou de rectification avec diligence et au plus tard dans les vingt (20) jours qui suivent la date de sa réception.

Si le traitement de la demande dans le délai prévu ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de l’organisme public, le responsable peut prolonger le délai de maximum dix (10) jours. Il doit alors aviser le demandeur, par écrit, à l’intérieur des vingt (20) premiers jours suivant la demande.

Modes de consultation et frais exigibles

Le demandeur peut obtenir copie du document, par la poste ou par courriel, à moins que sa reproduction ne nuise à sa conservation ou ne soulève des difficultés pratiques sérieuses en raison de sa forme.

Le droit d'accès à un document peut aussi s'exercer par consultation sur place pendant les heures habituelles de travail ou à distance.

Le droit d'accès est gratuit. Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés du demandeur conformément au Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1, r. 3).

Révision

Lorsque sa demande écrite a été refusée en tout ou en partie par le responsable de l'accès ou dans le cas où le délai prévu pour répondre est expiré, il est possible de demander à la Commission d'accès à l'information de réviser cette décision.

La demande de révision doit être faite par écrit dans les trente (30) jours suivant la date de la décision ou de l'expiration du délai accordé au responsable de l'accès. Elle peut exposer brièvement les raisons pour lesquelles la décision devrait être révisée.

Avis de recours

Commission d'accès à l'information du Québec

La Ville de Rimouski dispose d’un comité d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels  en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c.A-2.1). Le respect de ses obligations, la transparence et la sécurité de l’information font partie des valeurs fondamentales de l’organisation.

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?

Un renseignement personnel est une information qui porte sur une personne physique et qui permet de l’identifier (ex. : date d’anniversaire, numéro d’assurance sociale, adresse courriel personnelle, etc.). À moins d’exception, les renseignements personnels ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée puisqu’ils sont confidentiels.

Accès à vos renseignements personnels

Chaque personne a le droit d’être informée de l’existence d’un renseignement personnel qui la concerne, sous réserve des restrictions qui s’appliquent en vertu de la Loi sur l’accès aux documents organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Rectification de vos renseignements personnels

Chaque personne qui reçoit une confirmation de l’existence, dans un fichier, d’un renseignement personnel qui la concerne peut, si le renseignement est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la Loi, exiger que le fichier soit rectifié.

Comment accéder ou rectifier vos renseignements?

Pour avoir accès à un renseignement personnel ou pour demander une rectification, le demandeur doit adresser sa demande par écrit au responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels de la Ville de Rimouski. Il doit également confirmer son identité en présentant des pièces d’identité valides (ex. : passeport, permis de conduire, carte d’assurance maladie, etc.).

Le demandeur peut être la personne concernée par les renseignements personnels en question, son représentant légal, son parent, son tuteur, son bénéficiaire d’assurance-vie ou d’indemnité de décès, son héritier ou la personne responsable de liquider la succession.

Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels

M^e Julien Rochefort-Girard
Responsable de l'accès aux documents

Ville de Rimouski
Service du greffe
205, avenue de la Cathédrale, C.P. 710
Rimouski (Québec) G5L 7C7

Tél. : 418 724-3125

Télécopieur : 418 724-9795

Courriel : demande.acces@rimouski.ca

Pour faire une demande d'accès ou de rectification d’un renseignement personnel, il suffit de remplir le formulaire en ligne. Vous pouvez également vous présenter au Service du greffe pour remplir votre formulaire sur place.

Formulaire en ligne

En ce qui concerne le délai de réponse à votre demande d’accès ou de rectification d’un renseignement personnel, nous invitions à consulter la rubrique Demande d’accès à des documents.

La gestion des archives comprend le programme de gestion des documents administratifs et des archives historiques. La division procède à la collecte, au traitement, à la diffusion et à la conservation des archives qui constituent la mémoire de la Ville.

Consultation des archives

Toute personne peut consulter les documents historiques conservés par la division des archives. Par contre, tous les documents sont assujettis aux dispositions de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. 

Reproduction de documents

La division des archives offre un service de reproduction de documents pour lequel un tarif par page est applicable, en fonction du format.