Comité d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels
Le Comité d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels a été fondé en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c.A-2.1), et de la Politique sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, adoptée par le Conseil municipal le 22 août 2022.
Le respect de ses obligations, la transparence et la sécurité de l’information font partie des valeurs fondamentales de l’organisation. La mission du Comité est d’assurer la mise en place de pratiques organisationnelles optimales qui répondent à ces valeurs.
Mandat
Afin d’accomplir sa mission, le Comité est chargé de soutenir le responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels dans l’exercice de ses responsabilités et dans l’exécution de ses obligations en vertu de la présente loi. Il relève du directeur général de la Ville.
Objectifs
- Évaluer le niveau de protection des renseignements personnels au sein de la Ville;
- Exercer une veille en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité de l’information;
- Définir et approuver les orientations municipales en matière de protection des renseignements personnels;
- Rédiger, mettre en œuvre et assurer le suivi de tout plan d’action répondant aux objectifs de la Politique sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels;
- Planifier et assurer la réalisation d’activités de formation;
- Formuler des avis sur les initiatives d’acquisition, de déploiement et de refonte de tous les systèmes d’information ou de prestation électronique de services qui recueillent, utilisent, conservent, communiquent ou détruisent des renseignements personnels;
- Adopter des cadres de gestion portant sur :
- l’utilisation ou la communication de renseignements personnels à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques;
- les incidents de confidentialité;
- la protection des renseignements personnels;
- les risques en matière de protection des renseignements personnels;
- Réaliser les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP);
- Réviser les processus opérationnels reliés au cycle de gestion des renseignements personnels;
- Établir le processus de traitement des demandes de proches visant la communication de RP d’une personne décédée aux fins d’un processus de deuil;
- Établir le processus de traitement des demandes de renseignements personnels avec le droit à la portabilité;
- Assurer le suivi des actions requises pour se conformer :
- aux orientations, directives et décisions formulées par la Commission d’accès à l’information;
- à la Politique sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels;
- aux lois encadrant l’accès aux documents et la protection des renseignements personnels.
Composition
Le Comité d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels est constitué de personnel administratif :
- Directeur général et/ou directeur général adjoint;
- Directeur du Service du greffe et greffier, à titre de responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels;
- Directeur du Service des technologies de l’information, à titre de responsable de la sécurité de l’information;
- Responsable de la gestion documentaire;
- Chef de division – Communications et relations avec les citoyens;
- Directrice du Service des loisirs, de la culture et de la vie communautaire.
Il s’agit d’un comité interne non public. Les citoyens-visiteurs n’y sont pas admis.
Soumettre une demande
Pour toute question relative au Comité d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels ou pour transmette une plainte officielle, il suffit de remplir le formulaire de contact prévu à cet effet.
Pour faire une demande d'accès ou de rectification d’un renseignement personnel, il suffit de remplir le formulaire en ligne ou de se présenter au Service du greffe pour remplir celui-ci sur place.